E-Rechnung Pflicht ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
📌 Der digitale Wandel wird Pflicht
Ab dem 1. Januar 2025 beginnt für Unternehmen in Deutschland eine neue Ära der Rechnungsstellung: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich verpflichtend. Was bislang freiwillig war, wird nun gesetzlich gefordert – mit dem Ziel, die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben, Prozesse zu vereinfachen und Steuerbetrug zu erschweren.
Doch was genau bedeutet das für Unternehmen? Welche Formate sind zulässig? Wer ist betroffen – und ab wann? Hier findest du alle wichtigen Informationen kompakt und verständlich zusammengefasst.
📜 Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei, sondern ein strukturiertes elektronisches Dokument, das automatisch von Computersystemen verarbeitet werden kann. Sie muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Zulässige Formate sind z. B.:
- XRechnung (reines XML-Format)
- ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei)
Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gilt nicht mehr als E-Rechnung!
🧾 Was ändert sich ab 2025 konkret?
| 01.01.2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als E-Rechnungen. |
| 01.01.2026–2027 | Übergangsfrist: Unternehmen dürfen noch „sonstige Rechnungen“ (z. B. PDF) versenden. |
| Ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend ausstellen. |
👥 Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, die steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen. Ausgenommen sind:
- Umsätze an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen (unter 250 €)
- Fahrausweise
- Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug
✅ Vorteile der E-Rechnung
- Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und Kosten
- Weniger Fehler durch Wegfall manueller Eingaben
- Schnellere Zahlungsabwicklung
- Rechtssicherheit durch Standardisierung
- Nachhaltigkeit durch papierlose Prozesse
⚠️ Risiken bei Nichtbeachtung
- Verlust des Vorsteuerabzugs
- Verzögerungen in der Buchhaltung
- Bußgelder bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht
- Wettbewerbsnachteile, z. B. bei öffentlichen Ausschreibungen
🛠️ Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Status prüfen: Können Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten?
- Software anpassen: ERP- oder Buchhaltungssysteme auf E-Rechnungsformate vorbereiten.
- Formate wählen: XRechnung oder ZUGFeRD – je nach Bedarf und Zielgruppe.
- Mitarbeiter schulen: Buchhaltung, IT und Vertrieb auf neue Prozesse vorbereiten.
- Sichere Übertragung sicherstellen: z. B. über Peppol oder verschlüsselte E-Mail-Gateways.
📎Jetzt handeln – nicht warten
Die E-Rechnungspflicht ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist Realität. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten und rechtlicher Sicherheit. Unternehmen, die zu lange zögern, riskieren unnötige Komplikationen und Wettbewerbsnachteile.