Was ist eine E-Rechnung in Deutschland?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei, sondern eine strukturierte Datei im XML-Format. Sie enthält alle Rechnungsdaten so, dass sie automatisch von Computersystemen verarbeitet werden können.
Wichtig: Eine normale PDF-Datei zählt nicht als E-Rechnung!
Die rechtliche Grundlage für E-Rechnungen ist die europäische Norm EN-16931 für elektronische Rechnungsstellung.
Welche E-Rechnung Formate gibt es in Deutschland?
In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate verbreitet:
1. XRechnung
- Dieses Format besteht aus einer reinen XML-Datei.
- Es ist speziell für die automatische Verarbeitung durch Maschinen gedacht.
- Nachteil: Es gibt keine Möglichkeit, ein eigenes Firmendesign zu verwenden – keine Logos, Farben oder besondere Schriftarten.
2. ZUGFeRD
- Dieses Format kombiniert das Beste aus zwei Welten: Es ist eine PDF-Datei, die zusätzlich eine XML-Datei enthält.
- Für Menschen sieht sie aus wie eine normale Rechnung im PDF-Format.
- Für Maschinen ist die eingebettete XML-Datei lesbar.
- Vorteil: Die Rechnung kann im eigenen Corporate Design gestaltet werden und ist trotzdem maschinenlesbar.
Hier ist eine übersichtliche Tabelle, die die beiden gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland vergleicht
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
| Format | Reine XML-Datei | PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei |
| Lesbarkeit für Menschen | Schwer lesbar (technisches Format) | Gut lesbar wie eine normale PDF-Rechnung |
| Maschinenlesbarkeit | Sehr gut | Sehr gut |
| Design-Anpassung | Nicht möglich (kein Logo, keine Farben, keine Schriftarten) | Möglich (Corporate Design, Logos, Farben etc.) |
| Einsatzbereich | Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern | Häufig im B2B-Bereich verwendet |
| Norm | EN-16931 | EN-16931 (ab ZUGFeRD 2.1 kompatibel) |
Vor und Nachteile der XRechnung
Die XRechnung bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, insbesondere für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, die auf digitale Prozesse setzen. Hier sind die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
✅ Vorteile der XRechnung
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Automatisierte Verarbeitung | Die strukturierte XML-Datei kann direkt von Buchhaltungs- und ERP-Systemen gelesen und verarbeitet werden – ohne manuelle Eingabe. |
| Kostenersparnis | Kein Papier, kein Porto, keine Druckkosten – der gesamte Rechnungsprozess wird digitalisiert. |
| Zeitersparnis | Rechnungen müssen nicht mehr manuell geprüft oder übertragen werden. Das spart Arbeitszeit. |
| Fehlerreduktion | Durch die automatische Datenverarbeitung sinkt das Risiko von Übertragungsfehlern. |
| Rechtssicherheit | Die XRechnung erfüllt die EU-Norm EN 16931 und ist damit rechtlich anerkannt und zukunftssicher. |
| Verpflichtend für Behörden | Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung in Deutschland Pflicht – sie stellt also die notwendige Grundlage für viele Geschäftsbeziehungen dar. |
| EU-weite Standardisierung | Die XRechnung ist europaweit einheitlich nutzbar und erleichtert so den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr. |
❌ Nachteile der XRechnung
| Nachteil | Beschreibung |
|---|---|
| Schwer lesbar für Menschen | Die XRechnung ist eine reine XML-Datei – ohne visuelle Darstellung. Ohne spezielle Software ist sie für Menschen kaum verständlich. |
| Kein Corporate Design möglich | Logos, Farben oder individuelle Schriftarten können nicht eingebunden werden. Die Rechnung wirkt dadurch sehr technisch und unpersönlich. |
| Technisches Know-how nötig | Für die Erstellung und Prüfung der XML-Dateien sind oft spezielle Tools oder IT-Kenntnisse erforderlich. |
| Kein hybrides Format | Im Gegensatz zu ZUGFeRD gibt es keine Kombination aus maschinen- und menschenlesbarer Darstellung. |
| Eingeschränkte Flexibilität | Die XRechnung ist stark standardisiert – individuelle Anpassungen sind kaum möglich. |
| Viewer erforderlich | Um die Inhalte visuell zu prüfen, wird meist ein spezieller XRechnungs-Viewer benötigt. |
Trotz dieser Nachteile ist die XRechnung in vielen Fällen – insbesondere im öffentlichen Sektor – verpflichtend.
Vor und Nachteile von ZUGFeRD-Format
Hier sind die wichtigsten Vorteile des ZUGFeRD-Formats
✅ Vorteile von ZUGFeRD
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Hybrides Format | Kombiniert eine menschenlesbare PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei – ideal für beide Seiten. |
| Benutzerfreundlich | Die Rechnung sieht aus wie eine normale PDF und kann ohne spezielle Software geöffnet werden. |
| Automatisierte Verarbeitung | Die eingebettete XML-Datei ermöglicht eine direkte Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen. |
| Corporate Design möglich | Die PDF kann individuell gestaltet werden – mit Logo, Farben und Layout im eigenen Firmendesign. |
| Kompatibilität | ZUGFeRD basiert auf internationalen Standards (z. B. EN 16931, UN/CEFACT) und ist systemübergreifend einsetzbar. |
| Sicherheit | Änderungen an der XML-Datei lassen sich erkennen, da sie nicht mehr zur PDF passt – das erhöht die Manipulationssicherheit. |
| Langzeitarchivierung | PDF/A-3-Standard sorgt dafür, dass Rechnungen langfristig archiviert und lesbar bleiben. |
| Rechtssicherheit | ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland und der EU. |
ZUGFeRD ist besonders beliebt bei Unternehmen, die sowohl digitale Effizienz als auch ein professionelles Erscheinungsbild ihrer Rechnungen wünschen.
❌ Nachteile von ZUGFeRD
| Nachteil | Beschreibung |
|---|---|
| Größere Dateigröße | Durch die Kombination von PDF und XML ist die Datei oft größer als eine reine XRechnung. |
| Komplexere Erstellung | Die Einbettung der XML-Datei in die PDF erfordert spezielle Software oder technische Kenntnisse. |
| Nicht immer vollständig standardisiert | Manche Unternehmen oder Behörden akzeptieren nur reine XRechnungen, da ZUGFeRD nicht überall als offizieller Standard gilt. |
| Technische Validierung nötig | Damit die XML-Daten korrekt eingebettet und gültig sind, muss die Datei oft mit speziellen Tools geprüft werden. |
| Datenschutz beachten | Da die PDF visuell gestaltet ist, besteht ein höheres Risiko, sensible Informationen ungewollt preiszugeben. |
Trotz dieser Punkte ist ZUGFeRD besonders attraktiv für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche und visuell ansprechende Lösung suchen. Für den rein behördlichen Bereich ist jedoch oft die XRechnung vorgeschrieben.
📌 1. Gesetzliche Grundlage und Zeitplan der Einführung
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland basiert auf dem Wachstumschancengesetz vom März 2024. Seit dem 1. Januar 2025 gilt:
| DATUM | PFLICHT |
|---|---|
| 01.01.2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. PDF-Dateien gelten nicht mehr als E-Rechnung. |
| 2026–2027 | Übergangsfrist: E-Rechnungen sind empfohlen, aber noch nicht verpflichtend für den Versand. |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen sind im B2B-Bereich verpflichtend für alle Unternehmen. |
👥 2. Wer ist betroffen?
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft:
- Alle inländischen Unternehmen, die steuerpflichtige B2B-Leistungen erbringen.
- Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, sofern sie Rechnungen an andere Unternehmen stellen.
Ausnahmen:
- Umsätze an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
- Fahrausweise
- Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug
🔄 3. Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
E-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen übermittelt werden:
- Per E-Mail (z. B. als XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF)
- Über Plattformen
- Über Rechnungseingangsportale (z. B. OZG-RE für Bundesbehörden)
Wichtig ist, dass das empfangende System die strukturierte Datei automatisch verarbeiten kann.
🗂️ 4. Aufbewahrungspflicht und Archivierung
E-Rechnungen müssen wie Papierrechnungen 10 Jahre lang archiviert werden – unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar. Ideal ist die Archivierung im PDF/A-3-Format (z. B. bei ZUGFeRD) oder als XML mit geeigneter Software.
🧰 5. Technische Anforderungen und Tools
Unternehmen benötigen:
- Eine Buchhaltungs- oder ERP-Software, die E-Rechnungen erstellen und empfangen kann
- Einen Viewer für XRechnungen (z. B. kostenlos von KoSIT)
- Optional: Konvertierungstools für PDF → XML oder umgekehrt
